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Business Intelligence: Gehen Sie auf Erfolgskurs

Viele Mittelständler sammeln intensiv Daten zur Unternehmenssteuerung. Für nachhaltige Verbesserungen müssen sie aber die entscheidenden Kennzahlen identifizieren und dann zielgerichtet analysieren. Dabei hilft der Steuerberater.


Den Wach­s­tumss­chmerz spürte Stephan Ober­maier da, wo ein Unternehmer beson­ders empfind­lich ist – beim Geld. „Plöt­zlich zahlten immer mehr Kun­den in Teil­be­trä­gen und erst nach län­gerem Zögern“, erin­nert sich der geschäfts­führende Gesellschafter der Met­all­bau Ober­maier GmbH aus Raubling-Reis­chen­hart bei Rosen­heim an die Zeit, als sein Betrieb einen regel­recht­en Auf­trags­boom erlebte. Kehr­seite der Medaille: Weil die rund 50 Beschäftigten kaum mit der Arbeit nachka­men, häuften sich auf vie­len Baustellen die Verzögerun­gen. Und der früher rel­a­tiv kon­tinuier­liche Zahlung­sein­gang wurde unberechen­bar.

Trans­par­enter kalkulieren. „Wir waren ein­fach zu schnell gewach­sen, und dabei hat­te der Kopf nicht mit­ge­hal­ten“, gibt Ober­maier heute rück­blick­end zu. „Also mussten wir uns damals erst einen guten Überblick ver­schaf­fen, um wieder volle Leis­tung brin­gen zu kön­nen.“ Zwar lagen dem Fir­menchef viele betrieb­swirtschaftliche Dat­en vor – doch sie wur­den, wie so oft im Mit­tel­stand, nicht analysiert. Also startete Ober­maier Anfang 2010 ein umfassendes Pro­jekt zur Zahlen­trans­parenz und mod­ernisierte die Kalku­la­tion. Seine Beschäftigten ord­nen seit­dem die Arbeit­szeit zen­tral und zügig im Sys­tem einem Auf­trag zu. So sieht der Unternehmer die Stun­den sowie Mate­ri­alkosten jedes Pro­jek­ts und kann den Mitar­beit­ern genaue Vor­gaben für ihre Auf­gaben machen. Damit das Ergeb­nis im Plan bleibt, ken­nen seine Leute jet­zt neben dem Auf­tragsvol­u­men auch die für alle Tätigkeit­en kalkulierten Stun­den­zahlen und wis­sen, wie schnell sie arbeit­en müssen. Solche Verän­derun­gen funk­tion­ieren nicht automa­tisch, wie Stephan Ober­maier erfahren musste:

„Die größte Her­aus­forderung ist es, bei den Mitar­beit­ern die Bere­itschaft zur Umstel­lung zu weck­en.“

Zudem muss der Fir­menchef kon­se­quent Busi­ness Intel­li­gence nutzen, wie das Prinzip des kon­tinuier­lichen Sam­melns und Auswertens von Kenn­zahlen zur Vor­bere­itung wichtiger Entschei­dun­gen genan­nt wird. Gle­ichzeit­ig müssen die Mitar­beit­er die Dat­en regelmäßig einpfle­gen. Passiert das nicht, bilden die Infor­ma­tio­nen nicht mehr die echte Sit­u­a­tion ab. Analysiert der Chef die Zahlen aber kon­tinuier­lich und richtig, kann er Kosten senken, Preise opti­mieren und auf Basis har­ter Fak­ten mit Geschäftspart­nern ver­han­deln. Dabei unter­stützt wird Ober­maier von einem eigens für diese Auf­gabe eingestell­ten Con­troller.

 

Umfassend Dat­en sam­meln. Wie die Met­all­bau Ober­maier GmbH soll­ten nach Mei­n­ung von Hel­mut Haberl alle Betriebe agieren. „Zu jedem Arbeitss­chritt gehört eine Buchung“, betont der Vor­stand der Quest Con­sult­ing AG in Rosen­heim. „Eine solche Kos­ten­träger­rech­nung ermöglicht rasche und real­is­tis­che Kalku­la­tio­nen.“ Das erken­nen immer mehr Mit­tel­ständler, die ihre Zahlen sys­tem­a­tis­ch­er nutzen wollen, um die Leis­tung zu steigern. Sie ste­hen jedoch vor der Her­aus­forderung, die richti­gen Kenn­zahlen auszuwählen und Dat­en so zusam­men­zusuchen und aufzu­bere­it­en, dass die Mitar­beit­er sie schnell für ihre Entschei­dun­gen nutzen kön­nen. Laut ein­er Befra­gung der Busi­ness Appli­ca­tion Research Cen­ter GmbH (BARC) in Würzburg set­zt die Hälfte der Mit­tel­ständler für Busi­ness Intel­li­gence eine Soft­ware zur Unternehmenss­teuerung ein – längst nicht mehr nur in Man­age­ment und Con­trol­ling, son­dern auch in Ver­trieb, IT, Buch­hal­tung, Mar­ket­ing und Wer­bung, Logis­tik, Einkauf, Per­son­al­we­sen und der Pro­duk­tion. Unge­filtert genutzt wer­den kön­nen die auf diese Weise gesam­melten Infor­ma­tio­nen allerd­ings nicht. „Sie stam­men oft aus Insel­lö­sun­gen, die über­haupt nicht zusam­men­passen“, warnt Hans-Georg Kem­per, Pro­fes­sor für Wirtschaftsin­for­matik am Betrieb­swirtschaftlichen Insti­tut der Uni­ver­sität Stuttgart. Eine Kenn­zahl für ein Pro­dukt könne im Mar­ket­ing schließlich etwas ganz anderes aus­drück­en als die gle­iche Kenn­zahl im Einkauf oder in der Pro­duk­tion. „Dieses Prob­lem haben selb­st kleine Mit­tel­ständler.“

Aus­sage­qual­ität erhöhen. Um eine hohe Daten­qual­ität zu erre­ichen, muss jed­er Fir­menchef zuerst die für den Erfolg seines Unternehmens und die Steuerung der ver­schiede­nen Bere­iche tat­säch­lich aus­sagekräfti­gen Kenn­zahlen ermit­teln. Eventuell müssen diese echt­en Wert­treiber indi­vidu­ell aus den für die Fir­ma wichti­gen Fak­ten hergeleit­et wer­den. „Außer­dem dür­fen sich die aus­gewählten Kenn­zahlen nicht über­lap­pen oder wieder­holen“, betont Kem­per. Deshalb begin­nt ein Busi­ness-Intel­li­gence-Prozess mit ein­deuti­gen Vor­gaben für die Erhe­bung und den Zuschnitt der Dat­en sowie der Fes­tle­gung, welch­er Mitar­beit­er wie dazu beiträgt, Dat­en zu erheben, auszuw­erten und weit­erzuen­twick­eln. Mit Plan‑, Soll- und Schwellen­werten, die zur Kon­trolle sowie für Zielvor­gaben und Alarm­funk­tio­nen genutzt wer­den, lässt sich das Unternehmen dann zielo­ri­en­tiert steuern. Eine wichtige Infor­ma­tion­squelle sind in diesem Zusam­men­hang die eige­nen Beschäftigten. „Um die Akzep­tanz der Kenn­zahlen zu erhöhen, soll­ten alle Mitar­beit­er ein­er Abteilung oder Prozess­beteiligte ein Vorschlagsrecht für sie betr­e­f­fende Kenn­zahlen bekom­men“, rät BARC-Ana­lyst Flo­ri­an Ehmann. Auch ihre Kun­denkon­tak­te soll­ten Unternehmen nutzen, um Dat­en zu erheben – ob im Ver­trieb, über das Inter­net oder die Fil­iale. Aus der Infor­ma­tion beispiel­sweise, dass jemand nach ein­er Rekla­ma­tion plöt­zlich seine Bestell­ge­wohn­heit ändert, lassen sich mit den entsprechen­den sta­tis­tis­chen Werkzeu­gen die richti­gen Schlüsse ziehen und Kun­den­bindungs­maß­nah­men ein­leit­en. Auch der Steuer­ber­ater kann aus den ihm über­mit­tel­ten Fak­ten aus­sagekräftige Analy­sen und Prog­nosen erstellen. Dabei bietet er seinen Man­dan­ten über reine Finanz- und Steuer­fra­gen hin­aus auch Unter­stützung bei der betrieb­swirtschaftlichen Steuerung wie etwa der Erfol­gs­analyse, der Liq­uid­ität­s­pla­nung, der Unternehmens­be­w­er­tung oder der Exis­tenz und Zukun­ftssicherung. Vorteile ver­schaf­fen jedoch nur Infor­ma­tio­nen, die kon­se­quent genutzt wer­den. Bei der HaW­ig-Fir­men­gruppe im ober­fränkischen Herolds­bach wird deshalb für jeden Auf­trag ein Bud­get fest­gelegt. Basis sind auf ver­schiedene Kun­den und Pro­jek­te abges­timmte Kenn­zahlen sowie die nach Tech­nik und kaufmän­nis­ch­er Leis­tung getren­nte Arbeit­szeit, die Fremd­lohn­leis­tun­gen sowie das Mate­r­i­al.

Fehlerquote ver­ringern. Die Kalku­la­tion und die für die Unternehmenss­teuerung nöti­gen Dat­en haben die Mitar­beit­er des Her­stellers von Heizungs‑, Lüf­tungs- und Kli­masys­te­men für Indus­triean­la­gen im Griff. „Aber wir arbeit­en noch mit Excel und stoßen schon an unsere Gren­zen“, berichtet der geschäfts­führende Gesellschafter Har­ald Wide­burg. Daher prüft der Fir­menchef derzeit, wie die Busi­ness Intel­li­gence mit ein­er Pro­jek­t­man­age­mentsoft­ware unter­stützt wer­den kön­nte. Davon erhofft er sich unter anderem weniger Über­tra­gungs­fehler und dass die Mitar­beit­er die Dat­en noch kon­se­quenter pfle­gen und nutzen. Nach Wide­burgs Vorstel­lung sollte es kün­ftig zum Arbeitsablauf gehören, stets in das aktuelle Pro­jekt ein­gel­og­gt zu sein. Die Zeit­er­fas­sung kön­nte dann automa­tisch passieren, die Daten­er­fas­sung intu­itiv. „Und wenn ich mal rasch Zahlen abrufen will, müsste ich nicht eine Stunde mit meinem Kauf­mann eine Excel-Datei durchge­hen, son­dern kön­nte mir per Knopf­druck eine sehr gute Über­sicht auf den Schirm holen“, wün­scht sich Wide­burg.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2012; Text: Midia Nuri

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